El procedimiento administrativo es por definición un proceso cognitivo, pues implica una toma de decisión fundada en una análisis previo, tras el cual se emite una resolución. El procedimiento administrativo no implica entonces la generación de una declaración de voluntad, dado que esta última se encuentra limitada por el principio de legalidad

En este orden de ideas, es preciso señalar que al acto administrativo no constituye una manifestación de voluntad, debiendo descartarse las posiciones doctrinarias y jurisprudenciales — nacionales y extrajeras — que identifican el acto administrativo con el acto jurídico civil y que llevan a confusiones innecesarias. El acto administrativo es definido como una declaración de una entidad, que en el marco de normas de derecho público genera efectos en los administrados en una situación concreta.

Es uno de los más importantes conceptos del derecho administrativo, necesario para entender la función administrativa en relación directa con los administrados. Se entiende por procedimiento administrativo, al conjunto de actuaciones administrativas tramitadas en las entidades, que tienen por finalidad la emisión de un acto administrativo. Este deberá producir efectos jurídicos individuales o individualizables sobre intereses, obligaciones o derechos de los administrados, de acuerdo a la definición de acto administrativo que señala la propia Ley del Procedimiento Administrativo General.

Claro, eventualmente un procedimiento administrativo podría no culminar con un acto administrativo, puesto que el mismo podría concluir con una forma anormal de terminación del procedimiento, como el desistimiento o el silencio administrativo; pero es claro que todo procedimiento administrativo está diseñado para generar actos administrativos. Además, todo acto administrativo debe ser el resultado de un procedimiento administrativo, tramitado además de manera regular, bajo sanción de nulidad.