La información contenida en los correos electrónicos institucionales de funcionarios y servidores, así como exfuncionarios y exservidores públicos, que también comprende a sus archivos adjuntos, no constituye información propia o personal, sino información de carácter institucional, por cuanto, el correo electrónico es una herramienta proporcionada por la entidad para el cumplimiento de funciones públicas.

Las solicitudes de información contenida en correos electrónicos institucionales de funcionarios y servidores, es decir, con vínculo laboral o contractual se sujetan a las disposiciones del artículo 36 del Reglamento de la LTAIP. Por su parte, las solicitudes de información contenida en los correos electrónicos institucionales de exfuncionarios y exservidores se sujetan a las disposiciones del artículo 37 del Reglamento de la LTAIP, el cual se fundamenta, entre otras, en la “ausencia” del titular de la cuenta.

La medida cautelar de exoneración al servidor civil de la obligación de asistir al centro de trabajo aplicable en el régimen disciplinario de la LSC, ocasiona la “ausencia” del funcionario o servidor en la sede institucional, por lo que, de solicitarse información contenida en sus correos electrónicos no podrá aplicarse el artículo 36 del Reglamento de la LTAIP. Ante ello, esta Autoridad sugiere aplicar analógicamente el artículo 37 del Reglamento de la LTAIP en coherencia con el numeral 1 del artículo VII del Título Preliminar del TUO de la LPAG.

En aplicación analógica del artículo 37 del Reglamento de la LTAIP, cuando se solicite información contenida en los correos electrónicos de funcionarios y servidores públicos con medida cautelar de exoneración de la obligación de asistir al centro de trabajo (ausentes), el FRASAIP debe poner en conocimiento dicha solicitud al órgano o unidad orgánica de la entidad donde aquellos ejercían funciones antes de la aplicación de la medida, correspondiendo a dicho órgano o unidad orgánica proporcionar la información solicitada o denegarla, en su condición de área poseedora.

Base legal:

De conformidad con la Opinión Consultiva N.º 026-2025-JUS/DGTAIPD.